Экспертный комментарий: можно ли подписывать УНЭП трудовые договоры?

Нормы статей 22.1 – 22.3 Трудового кодекса РФ действуют с ноября 2021 года и устанавливают несколько вариантов удаленного подписания трудового договора. Один из них – подписание усиленной неквалифицированной подписью (далее – «УНЭП»).

Рассмотрим в чем отличие усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) от УНЭП для подписания трудовых договоров.

Подписать трудовой договор усиленной неквалифицированной электронной подписью работник может, но при условии наличия соглашения о порядке проверки УНЭП (ст. 22.2 ТК РФ). Т.е. все равно один документ надо подписать «ручкой».

Давайте оценим разницу в объеме задач: подписать весь пакет при приеме на работу или только одно соглашение? Соглашение, которое:

• очень короткое
• можно подписывать задолго до найма, пока все «детали» согласовываете
• легче поручить подписать, например, администратору в розничном магазине с продавцом (уровень ответственности разный, хранение документов на рабочем месте пропадает, в логистике остается один документ, что существенно проще со всех сторон), когда тому же лицу доверить весь прием в разных ситуациях может быть рисково (уже теряли документы, допускали до работы без оформления и т.п.) или персонал и так загружен, это не их работа (высвободится время на «свою работу»)

Есть еще и другая «сторона медали», которую можно встретить в комментариях по этому вопросу в сети. С одной стороны, в статье 22.3 ТК РФ указано, что УНЭП можно подписывать «и иные документы» и мы формально (не вдумываясь в риски работодателя) можем сказать, что запрета на подписание соглашения о порядке проверки УНЭП уже с помощью УНЭП нет. Вроде как все хорошо складывается и можно соглашение об УНЭП подписать собственно используя УНЭП. Тут кроется ловушка комплексного понимания, что будет дальше. Трудовое законодательство императивное и одно из самых жестких по доказыванию. Надо помнить, что независимо кто «подал в суд» бремя доказывания в трудовых спорах лежит на работодателе. Так что от вольной интерпретации ТК РФ пользы не будет. Соглашение должно подписываться до применения УНЭП, иначе риски слишком очевидны. А незаключенный трудовой договор — это очень дорого (до 100 000 руб. за каждый – ст.5.27 КоАП РФ), если в дальнейшем его признают незаключенным из-за оспаривания подписи.

И самое ценное, нет запрета на подписание такого соглашения до принятия сторонами решения о найме, т.е. технически мы можем подписать его на собеседовании, если в наших процедурах есть очная встреча, выслать его заранее, включить оговорку о том, что оно вступает в силу при условии, что работодатель сделал предложение на вакансию, кандидат принял его и кандидат уже с использованием УНЭП подает документы для оформления (очень интересный момент, который снижает риски от «пересылок» копий паспортов и прочего по почте, что само по себе очень дорогой риск с точки зрения законодательства о персональных данных, но об этом мы поговорим как-нибудь в другой раз).

Да, получается с УНЭП совсем без бумаги при приеме не обойтись. Но давайте рассмотрим выгоды:

1. Дешевле
2. УНЭП можно получить «не выходя из дома», менее зависимы от региона присутствия работника и есть ли там удостоверяющий центр
3. Сами администрируем, если мы говорим о Комане или аналогичных решениях, т.е. нет зависимости от удостоверяющих центров
4. Получение соглашения существенно проще, чем подписание всего пакета документов при приеме с работником. Возможно получение его заранее
5. Соглашение легче подписать заранее, чем весь пакет, и подписать трудовой договор до первого рабочего дня накануне, не лишившись срока испытания
6. Те же эффекты, что и от УКЭП в части сокращения бумажного документооборота, рисков потерь почтой, нашей логистикой (курьерами, водителями и другими «доставляющими»)

И для завершения тезисы о соглашении о порядке проверки УНЭП и почему это просто:

1. Одна простая форма на 1 страничку, максимум 2
2. Нет запрета на указание условий в соглашении, при которых трудовой договор не заключается в данном соглашении (например, самое очевидное будущий работник не предоставил документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в определенный срок не подписал трудовой договор УНЭП до даты начала работы)
3. Достаточно паспорта и номера телефона, который будущий работник будет использовать для аутентификации, со стороны будущего работника. Боитесь «мошенников» - простейшая идентификация в видеозвонке с демонстрацией паспорта для подтверждения, что человек является тем, кем представляется. Кстати, на момент подписания соглашения не важно, что человек еще работает на другом месте, у него не все документы и т.п., мы соглашение подписываем об УНЭП, а не о начале трудовых отношений
4. Если пункт 1 не подходит, то да, трудовой договор нам надо будет подписать на бумаге, включив в него порядок подтверждения УНЭП, согласованный сторонами, например, использования решения Коман (адрес страницы выхода надо обязательно указывать) и использования мобильного телефона работника для аутентификации в системе

В заключение — важный нюанс, его надо учесть в соглашении. Телефон, который работник использует для аутентификации при применении УНЭП, должен быть его личным по логике процесса (в законе этого нет), т.к. корпоративный телефон (выданная работодателем сим-карта) может быть в любое время заблокирован работодателем, таким образом логика аутентификации в УНЭП немного нарушена особенно когда речь идет о подписании документов до трудового договора (т.е. не могли еще выдать сим-карту корпоративную, не было основания). С другой стороны, если у работника нет телефона, то это допустимо, но с пониманием, что при отключении мобильной связи работодателем, вы возвращаетесь на обмен заказными письмами с уведомлением.