Внедрили КЭДО, а сервис не оправдал ожиданий? Интерфейс неудобный, сотрудники путаются, интеграция тормозит, а поддержка молчит. Замена системы — логичное решение в такой ситуации, но кажется очень сложным или невозможным. Хорошая новость: это не так. Переход на новый сервис КЭДО во многом похож на первое внедрение, но с двумя важными особенностями. Именно их мы и разберем в статье.

1. Юридический блок: что переподписываем с сотрудниками

Смена системы — это не только технический, но и юридический процесс. Здесь важно ничего не упустить с внести изменения в документы:

Локальные нормативные акты. В Регламенте КЭДО необходимо указать новую информационную систему. Также можно актуализировать список документов, сроки подписания и порядок доступа.

Согласие на обработку персональных данных. По закону 152-ФЗ в согласии должны быть указаны все третьи лица, обрабатывающие данные сотрудников. При смене вендора такое лицо меняется, поэтому согласие на обработку ПДн нужно получить заново.

Соглашение об УНЭП. Его тоже придется перезаключить, так как меняется порядок выпуска и проверки электронной подписи.

Важно! Согласие на сам КЭДО повторно собирать не нужно. Роструд подтверждает, что даже если в старом согласии была указана конкретная система, это не требует переподписания.

2. Технический блок: перенос архива документов

Ключевой технический этап — сохранение истории. Нужно перенести документы из старого КЭДО в новый. Как это сделать:

Вы выгружаете документы из старой системы в согласованном формате. Обычно это структурированный архив, соответствующий требованиям Минтруда. Если вы выбрали сервис Коман, то передаете архив нам. И мы загружаем его самостоятельно. Все ранее подписанные файлы появятся в системе и будут доступны, как HR, так и сотрудникам. Непрерывность истории сохраняется, сотрудники видят и старые, и новые документы в одном окне.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Да - замена сервиса КЭДО займет какое-то время. Иногда такое же, как и первое внедрение, иногда – меньше. Но сделать это возможно: подход понятен и все инструменты есть. Помните, результат того стоит: вы получите систему, которая реально помогает, а не тормозит работу.