В марте 2022 мы перешли на использование кадрового ЭДО для обмена документами с сотрудниками, с использованием нами же разработанного сервиса Коман. Основным бизнес-заказчиком данного сервиса была офис-менеджер Виталина Партыко. Бухгалтерия и кадровый учет у нас на аутсорсинге и Виталина обеспечивает взаимодействие с подрядчиком, предоставляющим данные услуги.
1. Какая у тебя была роль в проекте внедрения Коман? Какие задачи перед тобой стояли?
В проекте я формировала требования к решению и взаимодействовала с ИТ-командой при подготовке и запуске, так как я являюсь ключевым пользователем Коман. Больше всего времени заняла подготовка внутренних документов для перехода на КЭДО:
- приказы о внедрении и переходе на КЭДО
- уведомление сотрудников о переходе
- положение о КЭДО
- дополнительные соглашения к трудовым договорам с текущими сотрудниками и трудовые договоры с новыми сотрудниками
2. Как изменился бизнес-процесс подписания документов с Коман?
По сути мы используем те же процессы, которые были до внедрения Коман. Изменились доставка и подписание документов адресатами, способы уведомления, а также способ хранения подписанных документов. Если раньше необходимо было договориться о встрече с сотрудником для подписания документов, собраться в одном помещении, чтобы он подписал их в бумажном виде, а после этого разместить их в архиве, то сейчас уведомление о направлении документа и сам документ доставляются ему в приложение на мобильный, и в нем же сотрудник подписывает документ, а хранятся подписанные документы в «облаке».
3. Сколько времени ты тратишь на подписание документов сейчас?
На создание и подписание кадрового документа стало уходить от 2 до 5 мин, вместо 30 мин, т.е. в среднем в день я трачу на эту работу на 1 час меньше. Также нужно учитывать и время, которое экономит каждый сотрудник при подписании документов с помощью Коман.
4. А сколько всего времени занял переход на КЭДО и запуск Коман в компании?
Процесс подготовки пакета документов для внедрения КЭДО занял около 2х месяцев. Настройка Коман и инструктаж прошел очень быстро, занял чуть больше недели.
5. Много ли вопросов по работе в Коман от сотрудников компании?
Приложение очень простое и понятное в использовании, что вопросов было минимальное количество. В основном они возникали из-за невнимательности коллег.
6. Чтобы ты посоветовала компаниям, которые только планируют перейти на КЭДО?
Точно, переходить. Мы избавились от кучи бумаг, которые нужно где-то хранить, необходимости личных встреч для подписания документов и пересылки документов удаленным сотрудникам. Еще и экономия на канцтоварах, бумаге и картриджах для принтеров. Документы подписываются без задержек, как при бумажном оформлении, хранятся в порядке и быстро доступны.
