В кадровых процессах не все документы подписывает руководитель компании. Часть документов могут подписывать HR-специалисты, руководители подразделений или другие уполномоченные сотрудники. Чтобы сотрудник мог подписывать документы от имени организации, используется машиночитаемая доверенность (МЧД).

МЧД — это электронная доверенность, которая подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени компании при подписании документов.

Как работает МЧД в КЭДО Коман

В системе Коман поддерживается работа с машиночитаемыми доверенностями. Это позволяет сотрудникам подписывать документы от имени организации без оформления бумажных доверенностей.

Сотрудник подписывает документ своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), а система учитывает выданную ему МЧД. В результате документ считается подписанным по доверенности от имени организации.

В Коман реализован ряд функций, которые помогают корректно использовать МЧД в кадровых процессах:

• Загрузка доверенности в систему. В Коман хранятся все основные данные МЧД: информация о доверителе, сотруднике, полномочиях и сроке действия доверенности
• Контроль срока действия доверенности. Коман автоматически проверяет срок действия МЧД. Если документ поступил сотруднику на подпись, но на момент подписания срок доверенности уже истёк, система не позволит подписать документ
• Подписание документов уполномоченными сотрудниками. Документы могут подписывать сотрудники, которым выданы соответствующие доверенности. Это позволяет гибко распределять полномочия внутри компании. В документе сохраняется информация о том, что подпись поставлена по МЧД.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Если вы только задумываетесь о переходе на КЭДО — возможно, это ещё один аргумент в его пользу. Электронный кадровый документооборот постепенно становится новым стандартом работы компаний. Мы всегда готовы ответить на ваши вопросы и показать систему КОМАН в работе.