При оформлении нового сотрудника компании собирают примерно один и тот же базовый набор документов, предусмотренный трудовым законодательством. Однако для некоторых профессий этого недостаточно. В каких-то случаях могут требоваться: медицинская книжка, справка об отсутствии судимости, документы об аккредитации специалиста, водительское удостоверение соответствующей категории и медицинское заключение, документы о квалификации и прочие.

При этом компаниям важно не только получить необходимые документы от сотрудника, но и сделать процесс их сбора и проверки единообразным и понятным для всех участников. Именно для этого в Коман предусмотрен конструктор анкет, который позволяет HR-специалистам самостоятельно настраивать набор собираемых данных и документов для разных категорий сотрудников без участия ИТ-специалистов.

Данные и документы в анкете

HR-специалист самостоятельно определяет состав анкеты и набор необходимых полей. Например, в анкете можно запросить:

• персональные данные;
• паспортные данные;
• СНИЛС;
• сведения об образовании;
• информацию о воинском учёте;
• водительские удостоверения;
• медицинские документы;
• сертификаты и допуски;
• контактную информацию;
• файлы и сканы документов.

При этом система не ограничивает компанию единым шаблоном. Для разных категорий сотрудников можно использовать разные анкеты и разные сценарии оформления. Например, требования к документам для разработчика, водителя или производственного персонала могут существенно отличаться.

Настройка без разработки

Конструктор позволяет самостоятельно настроить структуру анкеты и порядок сбора информации. В Коман можно:

• разбивать анкету на несколько страниц;
• объединять поля в логические блоки;
• определять обязательные поля;
• добавлять подсказки для кандидатов;
• настраивать проверки корректности данных;
• добавлять поля для загрузки документов и файлов.

Все изменения выполняются силами HR-специалистов или администраторов системы и не требуют участия разработчиков.

Сбор и проверка анкет

Конструктор анкет позволяет настраивать не только состав собираемых данных, но и сам процесс оформления кандидата. В одних компаниях всю информацию в кадровую систему вносят HR-специалисты. В других часть данных заполняет кандидат самостоятельно. Это позволяет избежать повторного ввода информации сотрудниками HR-службы и ускорить процесс.

После заполнения анкеты данные могут быть направлены на дополнительные этапы проверки или согласования, а затем переданы для дальнейшего оформления.

Коман позволяет встроить все этапы в единый процесс оформления и адаптировать систему под существующие внутренние процедуры компании.

Итог

Конструктор анкет в Коман - это современный инструмент, который позволяет компаниям выстраивать собственный процесс оформления сотрудников. HR получает гибкий инструмент настройки, а кандидаты — понятный и удобный процесс передачи информации и документов.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Если вы только задумываетесь о переходе на КЭДО — возможно, это ещё один аргумент в его пользу. Электронный кадровый документооборот постепенно становится новым стандартом работы компаний. Мы всегда готовы ответить на ваши вопросы и показать систему КОМАН в работе.