В последние годы всё больше компаний внедряют электронный документооборот (ЭДО). Однако не все понимают, что кадровый электронный документооборот (КЭДО) и ЭДО для взаимодействия между юридическими лицами — это совершенно разные системы с разными целями и процессами. Разберём, в чём состоят основные отличия.
Что такое ЭДО?
Электронный документооборот (ЭДО) применяется для юридически значимого обмена документами между организациями — контрагентами. Это: счета, акты, договоры, УПД и др.
ЭДО оптимизирует внешнюю деловую переписку, ускоряет документооборот с поставщиками и заказчиками, сокращает бумажную нагрузку в бухгалтерии.
Что такое КЭДО?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это специализированное решение для обмена электронными документами между работниками и работодателем. В КЭДО оформляются: трудовые договоры и допсоглашения, приказы, графики отпусков, заявления сотрудников, акты ознакомления и уведомления.
Цель КЭДО — упростить и автоматизировать кадровые процессы, сделать их юридически значимыми и удобными как для HR, так и для сотрудников.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Главное отличие — в правовом регулировании
| КЭДО | ЭДО | |
|---|---|---|
| Законодательство | ТК РФ, 377-ФЗ, 407-ФЗ, ФЗ-63 | ГК РФ, НК РФ, ФЗ-63 |
| Регламент использования ЭП | Внутренние регламенты и согласие работника | Требования ФНС и ФЗ-63 |
| Срок хранения | До 50 лет (для некоторых кадровых документов) | 4–6 лет (по налоговому и бухгалтерскому учёту) |
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Электронная подпись: разные подходы
В ЭДО используется преимущественно усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая:
- выдается аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ),
- стоит денег,
- используется при взаимодействии с государством и контрагентами.
В КЭДО можно применять усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП):
- действует между работником и работодателем,
- не требует сертифицированного УЦ,
- может быть выпущена прямо в системе КЭДО,
- юридически значима при соблюдении всех требований законодательства и внутренних правил.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Пользовательский интерфейс: проще и понятнее
КЭДО создаётся с акцентом на простоту и удобство для обычных сотрудников, которые могут не обладать техническими навыками. Интерфейс интуитивно понятен, что позволяет сотрудникам быстро освоить работу в системе без долгого обучения.
ЭДО обычно сложнее в использовании, так как ориентирован на профессиональных пользователей, таких как бухгалтеры, юристы или специалисты по документообороту. В системе много технических настроек, специфичных для юридического оформления сделок и бухгалтерии.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
КЭДО требует специализированного подхода
Выбор и внедрение КЭДО — это не просто «подключить модуль в ЭДО». Это вопрос соответствия трудовому законодательству, пользовательскому опыту и защищённости персональных данных. Поставщик КЭДО должен понимать:
- специфику кадровых процессов
- требования законодательства
- особенности взаимодействия с обычными сотрудниками
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Итог
Хотя КЭДО и ЭДО на первый взгляд могут казаться схожими, на самом деле это совершенно разные системы с разными целями и аудиториями. КЭДО создано для упрощения взаимодействия между сотрудниками и работодателями, предлагая простоту и интуитивный интерфейс. ЭДО же решает более сложные задачи юридического взаимодействия между компаниями и требует от пользователей глубокого знания процесса
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
🚀 Если вы хотите внедрить КЭДО с нуля или заменить неудобную систему — оставьте заявку. Мы покажем, как это работает вживую.