Одна из главных причин перехода на КЭДО – ускорение работы с документами. В электронном виде процесс согласования и подписания проходит за считанные часы или минуты, тогда как на бумаге те же операции занимают дни или недели. Электронная подпись ставится онлайн мгновенно, избавляя от необходимости личных встреч или пересылки документов курьером.

Требования законодательства: соблюдение сроков подписания:

Да - электронное подписание ускоряет работу, но существуют и формальные сроки, которые работодатель обязан соблюдать при оформлении определенных документов. Российское трудовое законодательство устанавливает конкретные дедлайны для подписания ряда кадровых документов. Например:

• Трудовой договор и приказ о приеме на работу – должны быть подписаны не позднее 3х рабочих дней со дня фактического допуска сотрудника к работе.
• Уведомление о отпуске – не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.
• График сменности – за месяц до введения его в действие.
• Приказ об увольнении – в последний рабочий день сотрудника.

Нарушение установленных сроков чревато рисками – от административных санкций до споров с сотрудниками. Поэтому важно не только ускорить процесс подписания за счет цифровых инструментов, но и контролировать соблюдение всех регламентных сроков.

Коман: контроль сроков подписания документов

Сервис КЭДО Коман обеспечивает не только быструю удаленную подпись документов, но и позволяет настроить дополнительный контроль сроков их подписания. В системе реализована возможность задать для каждого документа или процесса определенный дедлайн – сколько дней дается подписанту на ознакомление и подпись. При создании схемы подписания HR-специалист может заранее заложить все необходимые условия процесса: кого нужно ознакомить или кто должен подписать, в каком порядке это происходит, в какие сроки должна быть проставлена подпись и другие параметры. Один раз настроив такой шаблон, дальше система работает автоматически, экономя время сотрудников на контроле.

1. 
   Go to last slideGo to next slide
2. 
   Go to last slideGo to next slide
3. 
   Go to last slideGo to next slide
4. 
   Go to last slideGo to next slide

Как это помогает на практике? Во-первых, сотрудники получают документ на подпись с указанием требуемого срока. Во-вторых, Коман отслеживает статус каждого документа. Если дедлайн истек, а чья-то подпись так и не была поставлена, документ автоматически помечается как «истекший» и выделяется в отдельную категорию. Это значит, что ни один просроченный документ не останется незамеченным. HR-служба сразу видит, где возникла задержка, и может принять меры: направить повторное уведомление напомнить сотруднику или эскалировать проблему.

Контроль сроков особенно ценен в свете требований закона. Например, если новый сотрудник должен подписать приказ о приеме в течение 3х дней, в Коман можно установить именно такой срок. Сервис проследит, чтобы документ был подписан вовремя, а в противном случае сигнализирует о просрочке. Благодаря этому кадровики уверены, что все юридически значимые действия происходят точно в срок, и компания не нарушает нормы Трудового кодекса. Дополнительный функционал Коман по управлению сроками усиливает основной эффект КЭДО – мгновенный обмен документами – привнося элемент дисциплины и прозрачности в процесс.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

👉 Хотите держать под контролем сроки подписания? Напишите нам — команда Коман всегда на связи. Мы поделимся экспертизой и поможем внедрить современный цифровой документооборот в вашей компании.