Во многих кадровых процессах участвует руководитель. Он согласовывает заявления сотрудников, подписывает приказы и утверждает кадровые изменения. Но что происходит, если руководитель в отпуске, на больничном или в командировке?

Задержки могут возникать не только в бумажном документообороте. Даже электронные системы не всегда решают эту проблему, если процесс согласования жёстко привязан к конкретному сотруднику или ролевые модели ограничены. В таких случаях документы могут просто ждать его возвращения, а процесс фактически останавливается.

Поэтому важно, чтобы система могла автоматически подставлять другого подписанта на время отсутствия руководителя. В КЭДО Коман эта проблема решается с помощью механизма замещения руководителя.

Как работает замещение в КЭДО Коман

В системе можно назначить заместителя руководителя, который временно получает право подписывать документы вместо него.

При настройке замещения можно указать период его действия — например, время отпуска или командировки руководителя. В этот период заместитель автоматически включается в процессы согласования и подписания документов.

После окончания периода замещения доступ к подписанию документов автоматически отключается, и документы снова поступают только руководителю.

При этом:

• документ может подписать либо руководитель, либо его заместитель;
• достаточно одной подписи, чтобы документ перешёл на следующий этап;
• руководитель после возвращения может увидеть документы, подписанные заместителем.

Это позволяет сохранить непрерывность процессов и избежать задержек.

Функция замещения особенно полезна в ситуациях, которые регулярно возникают в работе:

• руководитель в отпуске;
• командировки или высокая занятость руководителя;
• большой объём документов на согласовании.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Если вы только задумываетесь о переходе на КЭДО — возможно, это ещё один аргумент в его пользу. Электронный кадровый документооборот постепенно становится новым стандартом работы компаний. Мы всегда готовы ответить на ваши вопросы и показать систему КОМАН.