Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) значительно упрощает процесс оформления документов при увольнении сотрудников. Однако важно понимать, какие документы можно оформлять в электронном виде, а какие требуют обязательного бумажного оформления в соответствии с действующим законодательством.
Оформление заявления и приказа об увольнении через КЭДО
Согласно статьям 22.1–22.3 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), большинство кадровых документов, включая заявление об увольнении, могут быть переведены в электронный формат. Сотрудник может подать заявление об увольнении через систему КЭДО, подписав его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) или простой электронной подписью (ПЭП).
Приказ об увольнении должен быть оформлен на бумаге и подписан сотрудником. Исключение составляют дистанционные работники, для которых приказ может быть оформлен в электронном виде с обязательным предоставлением бумажной копии. Работодатель обязан в течение 3х рабочих дней со дня издания приказа направить работнику копию в бумажном виде.
Доступ к КЭДО после увольнения
После увольнения сотрудник, как правило, теряет доступ к корпоративной системе КЭДО, так как учетные записи могут быть деактивированы. Однако его электронные документы сохраняются в системе в соответствии с законодательными требованиями по хранению кадровых документов.
Если уволенному сотруднику потребуется доступ к своим электронным документам, он может:
- Обратиться в кадровую службу работодателя с запросом на предоставление электронных документов;
- Самостоятельно скачать документы из личного кабинета заранее или после увольнения, если такая возможность есть в системе КЭДО;
- Запросить заверенные бумажные копии документов.