Отказ от кадрового электронного документооборота (КЭДО) может происходить по разным причинам и затрагивать как сотрудников, так и работодателей. Важно понимать, в каких случаях отказ возможен, а в каких — нет, опираясь на действующее законодательство. Рассмотрим наиболее распространенные ситуации:

Отказ сотрудников от КЭДО до подписания согласия

• Можно или нельзя?

Да, сотрудник имеет право отказаться от использования КЭДО, если он еще не подписал согласие.

• Почему?

В соответствии со статьей 22.1 Трудового кодекса РФ, работодатель не может принудительно перевести сотрудника на электронный документооборот без его письменного согласия. Если сотрудник не дает согласия, работодатель обязан вести все кадровые документы в отношении этого работника в бумажном формате.

Исключение: Согласие на КЭДО не требуется от сотрудников, поступивших на работу не ранее 31 декабря 2021 года и на этот момент не имевших трудового стажа. В этом случае кадровые документы ведутся в электронном виде автоматически.

Отказ сотрудников от КЭДО после подписания согласия

• Можно или нельзя?

Нет, сотрудник не может отказаться от КЭДО после того, как подписал согласие.

• Почему?

Согласно письму Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321, после предоставления согласия на ведение электронного документооборота, работник обязан соблюдать установленные процедуры. Законодательство не предусматривает возможности одностороннего отказа от КЭДО. При этом работодатель может изменить формат документооборота только по собственной инициативе.

Отказ компании от КЭДО и переход на бумажный документооборот

• Можно или нельзя?

Да, работодатель может отказаться от КЭДО и вернуться к бумажному документообороту.

• Почему?

Согласно тому же письму Минтруда от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321, работодатель вправе прекратить использование КЭДО и вернуться к бумажному документообороту. Для этого необходимо внести изменения в локальные нормативные акты, уведомить сотрудников и обеспечить хранение всех ранее оформленных электронных документов.

Отказ компании от одной системы КЭДО и переход на другую

• Можно или нельзя?

Да, работодатель может сменить одну систему КЭДО на другую.

• Почему?

Законодательство не ограничивает работодателя в выборе системы для ведения электронного кадрового документооборота. При переходе на новую систему важно обеспечить сохранность ранее созданных электронных документов и их доступность для сотрудников и контролирующих органов.