📌 КЭДО — это не просто IT-система, а юридически значимая часть вашего бизнеса. Чтобы кадровый электронный документооборот работал по закону, нужно правильно оформить внутренние документы компании.
🔍 В этом материале: что именно нужно подготовить, в каком порядке и на какие нормы закона опираться.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Что такое КЭДО и зачем нужна нормативная база?
🔹КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это перевод кадровых документов в электронную форму с сохранением их юридической силы.
🔹Чтобы работать в КЭДО законно, нужно оформить локальные нормативные акты, получить согласия сотрудников и настроить внутренние регламенты.
🔹 Основа — ФЗ-63 «Об электронной подписи», Трудовой кодекс РФ.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Какие документы нужно подготовить?
🔹Приказ о переходе на КЭДО
Когда оформлять: Первым документом, до внесения изменений в ЛНА.
Что должно быть в приказе:
- Дата начала электронного документооборота.
- Перечень документов, которые будут переведены в цифру.
- Ответственные за внедрение (HR, IT, руководители)
🔹Положение о КЭДО
Когда оформлять: После приказа, но до сбора согласий сотрудников.
Что включить:
- Виды электронных подписей и порядок их использования
- Правила хранения и защиты электронных документов
- Сроки хранения (соответствие 152-ФЗ и ТК РФ)
🔹Согласие сотрудников на обработку персональных данных
Когда оформлять: До подключения сотрудников к системе
Что учесть:
- Отдельный раздел про КЭДО с целями обработки
- Указание реквизитов ЭП как персональных данных
- Право отозвать согласие
🔹Соглашение об использовании электронной подписи
Когда оформлять: Параллельно с согласием на обработку ПДн
Ключевые пункты:
- Виды ЭП, которые будут использоваться
- Порядок выдачи и отзыва подписей сотрудникам
- Правила хранения ключей
- Обязанность соблюдать конфиденциальность ключа ЭП
- Необходимость немедленно уведомлять при утере или компрометации подписи
🔹Согласие сотрудников на переход на КЭДО
Когда оформлять: После утверждения Положения о КЭДО
Как оформить:
- Отдельный документ или доп.соглашение к трудовому договору
- Возможность массового сбора подписей через КЭДО (если система уже работает)
⚠️ Исключения:
Если сотрудник отказывается, его документы остаются в бумажном виде. Согласие на КЭДО не требуется от сотрудников, поступивших на работу не ранее 31 декабря 2021 года и на этот момент не имевших трудового стажа.
🔹Инструкция по работе в системе КЭДО
Когда оформлять: После подписания всех соглашений
Что включить:
- Пошаговые руководства (как подать заявление, подписать документ)
- Правила работы с ЭП (например, как установить сертификат)
- Контакты поддержки для срочных вопросов
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
🔍 Чек-лист: порядок подготовки документов
Приказ о переходе на КЭДО → Основа для всех дальнейших действий
Положение о КЭДО → Регламентирует процесс
Согласие на обработку ПДн → Юридическая защита компании
Соглашение об ЭП → Определяет правила использования подписей
Согласие сотрудников на КЭДО → Обязательно для «старых» работников
Инструкция по работе в системе → Помогает избежать ошибок
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
💡 Как Коман помогает с переходом
✔️ Готовые шаблоны всех документов — не нужно разрабатывать с нуля
✔️ Быстрый выпуск УНЭП — 10 секунд, без удостоверяющего центра
✔️ Поддержка на всех этапах — от приказа до первых подписей
✔️ Обучение и инструкции — для HR и сотрудников
👉 Скачайте готовые документы для перехода на КЭДО
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
📞 Хотите запустить КЭДО быстро и без юридических ошибок?
Оставьте заявку — команда Коман подберёт подходящий сценарий под вашу организацию и поможет пройти весь путь шаг за шагом.