Чтобы обмениваться документами с сотрудниками в электронном виде, понадобится электронная подпись. Это аналог рукописной подписи, который придаёт юридическую силу документам в электронном документообороте, обеспечивает безопасность такого документооборота. Чтобы её создать, криптографические алгоритмы преобразуют информацию, используя закрытый ключ. Благодаря этому идентифицируется владелец подписи и устанавливается неизменность информации в документе после заверения.

Виды электронных подписей:

Простая электронная подпись (ПЭП). Такая подпись подтверждает ее владельца, но не гарантирует неизменность документа после подписания, следовательно, не гарантирует его юридическую значимость. Подписание с помощью ПЭП считается юридически значимым только с согласия сторон. Применимо для ограниченного круга документов. Неприменимо работодателем.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). За счет криптографических алгоритмов не только позволяет определить подписантов документа (владельцев подписи), но и доказать неизменность содержащейся в нем информации. Использование сертифицированных средств защиты необязательно. Применяется, если стороны заключили соглашение об этом. Применим работниками для всех видов кадровых документов и частично работодателем.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Цифровой аналог собственноручной подписи. Ей можно подписывать любые документы без предварительной договорённости с другой стороной. Является универсальным видом подписи и для работника, и для работодателя. Выдаются только в специальном удостоверяющем центре с аккредитацией.

Наибольшее распространение в КЭДО имеют два типа электронной подписи: УНЭП и УКЭП. Работники используют УНЭП, а работодатели УКЭП. На это есть две основные причины:

1. Только УНЭП и УКЭП гарантируют, что документ подписан конкретным человеком, в конкретное время, и что в него никто не вносил изменений;

2. Они являются максимально достаточными для всех видов кадровых документов:

Тип документа для подписания	Работодатель		Работник
	УКЭП	УНЭП	УНЭП	УКЭП
Трудовой договор	✓	×	✓	✓
Дополнительные соглашения	✓	×	✓	✓
Договор материальной ответственности	✓	×	✓	✓
Ученический договор	✓	×	✓	✓
Договор на получение образования	✓	×	✓	✓
Приказ о дисциплинарном взыскании	✓	×	✓	✓
Уведомления об изменениях условий ТД	✓	×	✓	✓
Согласие на перевод (не подписывается работодателем)	×	×	✓	✓
Остальные кадровые документы	✓	✓	✓	✓