Электронный документооборот становится стандартом в бизнесе. Он обеспечивает быстроту и прозрачность обмена документами, что особенно актуально для кадровых процессов. Однако правильный переход на КЭДО требует понимания юридической стороны вопроса.

В этой статье мы рассмотрим ключевые аспекты использования ЭДО в кадровом учете.

Какие документы нужно подготовить для перехода на КЭДО

Прежде чем начать обмениваться с сотрудниками документами с помощью КЭДО, нужно подготовить и подписать ряд документов.

Только после этого документы подписанные с помощью сервиса КЭДО будут считаться юридически значимыми и равноценными бумажным.

Работодатель со своей стороны должен выпустить:

• Положение об электронном документообороте

• Приказ о введении КЭДО на предприятии

Работник должен ознакомиться и подписать:

• Уведомление о переходе на КЭДО

• Заявление сотрудника о согласии или об отказе по переходу на КЭДО

• Соглашение о применении УНЭП

• Согласие на поручение обработки персональных данных

• Дополнительное соглашение к трудовому договору

Прием на работу и КЭДО

Трудовой договор, приложения и соглашения к нему требуется подписать НЭП или КЭП. Существуют конкретные статьи ТК РФ (312.3), которые регламентируют виды электронной подписи для различных документов.

Приказ о приеме на работу может быть подписан любой электронной подписью.

Увольнение и КЭДО

Заявление об увольнении и приказ о прекращении трудового договора можно подписать с использованием НЭП и КЭП для удаленных сотрудников. Однако для офисных сотрудников приказ об увольнении должен быть подписан на бумаге, что прописано в ст. 22.1 ТК РФ.

Соглашение о расторжении трудового договора по согласию сторон с дистанционным работником можно подписать с использованием НЭП или КЭП, как указано в ст. 312.3 ТК РФ.

При этом бумажный приказ об увольнении нужно отправить сотруднику почтой.

Использование КЭДО с разными категориями сотрудников

ГПХ и Самозанятые

Можно все документы подписывать электронно, без дублирования на бумаге (ч. 2 ст. 160, ч. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ).

Дистанционные работники

Все кадровые документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (ст. 312.1-312.9 ТК РФ). Кроме 3 видов документов, их придется отправлять на бумаге почтой:

• Копию приказа об увольнении (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ)

• Трудовой договор, дополнительное соглашение. Только по заявлению работника (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

• Бумажную трудовую книжку. Только если работник ее прислал при приеме (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Все остальные работники

Электронно можно подписывать всё, кроме перечисленных ниже документов.

Всегда:

• Приказ об увольнении

• Акт о несчастном случае на производстве

• Журнал инструктажа по охране труда

В особых случаях:

• Бумажные трудовые книжки тех, кто не выбрал электронные книжки.

• Сведения о трудовой деятельности формы СТД-Р, если работник просит их выдать в бумажной форме.

Заключение

Правильное использование электронного документооборота в кадровом деле позволяет оптимизировать процессы, ускорять обмен документами и упрощать учет. Важно не только внедрить технологию, но и знать, какие документы и в какой форме могут быть переведены в электронный вид. Следуя указанным рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и сделать процесс управления персоналом более эффективным.