Мы часто пишем и говорим, что переход на КЭДО — быстрый и понятный проект. В этой статье мы разбили весь процесс на шаги.

В каждом шаге объясняем, что именно нужно сделать и сколько времени это займёт.

Если у вас возникнут вопросы, напишите нам.

Шаг 1.

Задача №1. Подготовьте документы для перехода на КЭДО по организации и для сотрудников. Шаблоны всех документов находятся здесь.

Задача №2. Выберите один документ, который вы переведете на КЭДО в первую очередь. Например, Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск. Не беритесь сразу за все. Когда сделаете один, следующие пойдут быстрее.

Время. Вам потребуется до 10 дней.

Шаг 2.

Задача №3. Отправьте сотрудникам информацию о переходе организации на КЭДО: по почте, либо в мессенджере. Так переход не станет для них неожиданностью.

Время. Вам потребуется 1 день.

Шаг 3.

Задача №4. Распечатайте на бумаге и подпишите у руководителя документы по организации которые вы подготовили ранее.

Задача №5. Распечатайте на бумаге Уведомление о переходе на КЭДО в Коман, ознакомьте с ним сотрудников и получите от них подписанные Заявления о согласии на переход на КЭДО.

Время. Вам потребуется 1-3 дня.

Шаг 4.

Задача №6. Распечатайте на бумаге и подпишите c сотрудниками Соглашение о применении УНЭП.

Время. Вам потребуется 3 дня.

Шаг 5.

Задача №7. Зарегистрируйтесь в Коман, создайте организацию и первого пользователя с помощью быстрого старта.

Задача №8. Создайте профили доступа. Рекомендуем 3 профиля:

1. Владелец аккаунта — с полным доступом;

2. Кадровик — с необходимыми доступами к функциям для кадровых сотрудников;

3. Сотрудник — с доступом на создание и подписание документов.

Задача №9. Создайте пользователей для кадровиков в Коман. Для этого внесите их персональные данные. Они получат письмо на почту, а по ссылке из письма перейдут в систему.

Время. Вам потребуется 1 день.

Шаг 6.

Задача №10. Создайте схему подписания для Заявления на отпуск в Коман. Это ускорит работу при создании документа, вы будете использовать уже готовую схему.

Задача №11. Создайте шаблон документа Заявления отпуск в Коман. Это тоже ускорит работу. Шаблоном воспользуются все сотрудники, не создавая документ с нуля.

Время. Вам потребуется 1 день.

Шаг 7.

Задача №12. Пригласите в систему всех оставшихся сотрудников. Создайте пользователей в Коман. Для этого нужно внести их персональные данные. Они получат уведомления на почту и перейдут по ссылке в систему.

Задача №13. Проконтролируйте, что все сотрудники подтвердили свои персональные данные и авторизовались в Коман. После подтверждения данных сотруднику автоматически создаётся электронная подпись — УНЭП.

Теперь они смогут пользоваться сервисом Коман для КЭДО.

Время. Вам потребуется 3-6 дней.

Шаг 8.

Задача №14.

Разошлите руководства пользователей сотрудникам в соответствии с их ролями. Коман простая и интуитивно понятная система. Сотрудники смогут самостоятельно изучить всю необходимую функциональность. При необходимости они всегда могут обратиться в поддержку.

Задача №15. В Комане подготовьте и отправьте сотрудникам на подписание документы в электронном виде: Согласие на поручение обработки персональных данных, Положение об электронном документообороте, Дополнительное соглашение к трудовому договору. На этом все формальности выполнены, документы по переходу на КЭДО подписаны.

Время. Вам потребуется 2-4 дня.

Шаг 9.

Задача №16. Сотрудник с ближайшим отпуском создает в Коман Заявление на отпуск с помощью шаблона и отправляет его на подписание.

Время. На это потребуется 1 день.

Всё! Теперь можно считать, что переход состоялся. Если у вас возникнут вопросы, напишите нам.